ESOT21 – The 20t Congress of the European Society for Organ Transplantation

ESOT è uno dei primi grandi congressi internazionali realizzato con una forte partecipazione in presenza e grazie al formato ibrido ha raddoppiato i partecipanti, esteso audience geografica e durata

Focus

Il Congresso biennale ESOT è il più grande evento della comunità dei trapianti in Europa che riunisce medici, chirurghi, infermieri, scienziati, ricercatori e pazienti. In questo ambito medico così innovativo e complesso è fondamentale il confronto tra colleghi e centri specialistici a livello internazionale, quindi il primo obiettivo era favorire lo scambio di conoscenze e la possibilità di interazione. Per questa ragione ESOT ha atteso di poter svolgere almeno una parte dei lavori in presenza, scommettendo sulla realizzazione di un grande evento internazionale, che comporta viaggi e aggregazioni, non appena è stato possibile. Da un lato l’evento doveva mettere le persone a proprio agio, garantire sicurezza e un piacevole svolgimento dei lavori. Dall’altro, data l’impossibilità per molti a viaggiare, doveva sapere raggiungere la più ampia audience possibile grazie a una componente digitale, ibrida.

Idea Creativa

Organizzare un congresso così grande e internazionale durante la pandemia è stata una grande sfida, con la situazione sanitaria e le legislazioni nazionali in continua evoluzione. Nonostante le difficoltà, ESOT è stata in grado di garantire ai suoi membri un evento interattivo dal vivo con molte opportunità di incontrarsi, chattare, formarsi, condividere idee, rafforzare le relazioni in loco, ma anche essere informati, aggiornati e istruiti online. Il format ibrido è stata una scelta vincente perché la partecipazione online ha sostanzialmente raddoppiato la partecipazione, rispetto ai delegati in presenza. AIM Group ha supportato ESOT nella realizzazione di tutta la parte on site dell’evento fisico a Milano puntando a favorire i lavori con una location ben allestita e una serie di servizi che rassicurassero i delegati sulla sicurezza, dato che si ritrovavano per la prima volta in un evento aggregativo così grande, dall’altro rendendo l’esperienza più semplice e gradevole possibile.

Execution

particolare cura nella pianificazione della pare residenziale dell’evento ha richiesto il design degli spazi e dei flussi nonchè di tutti i servizi, perchè fossero semplici, efficienti e garantissero un elevato standard di sicurezza. Il security plan è stato aggiornato seguendo tutti i protocolli richiesti e arricchito da misure utili a coniugare processi (per la registrazione, l’accesso, il catering, etc.) senza intoppi, veloci, semplici, ma anche sicuri. Laddove possibile si è puntato a procedure automatizzate e online, così da evitare il più possibile i contatti.